Obowiązek rejestracji dotyczy każdego przedsiębiorstwa, które uczestniczy w jakimkolwiek z etapów produkcji, przetwarzania i dystrybucji żywności. Przedsiębiorcy są również zobowiązani do tego, aby właściwy organ zawsze posiadał aktualne informacje na temat zakładów będących pod ich bezpośrednią kontrolą, dlatego często wymagane jest również powiadamianie o każdej istotnej zmianie w zakresie prowadzonej działalności.

Poniżej przedstawiono wybrane obowiązki rejestracyjne, związane z działalnością podmiotów branży spożywczej, przy uwzględnieniu kompetencji inspekcji sprawujących nadzór w łańcuchu żywnościowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Państwo Inspekcja Sanitarna (PIS)

Zadania realizowane przez Inspekcję dotyczą m.in. szerokorozumianego nadzoru nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia. Zgodnie z prawem krajowym przedsiębiorcy, którzy:

• produkują lub wprowadzają na rynek żywność (z wyjątkiem produktów kontrolowanych przez Inspekcję Weterynaryjną) lub
• działają na rynku materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością (produkcja, dystrybucja, recykling),

są zobowiązani do uzyskania zezwolenia na prowadzenie tej działalności od właściwego terenowo (ze względu na siedzibę zakładu lub miejsce prowadzenia przez zakład działalności), państwowego powiatowego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego.

Powyższe oznacza, że każdy przedsiębiorca, który ma związek z jakimkolwiek etapem produkcji, wytwarzania, przetwarzania, przechowywania, transportu lub dystrybucji żywności (np. zakład produkcyjny, hurtownia, sklep internetowy, apteka, stołówka, automaty vendingowe, gospodarstwo agroturystyczne, środki transportu żywności, itd.), jest zobowiązany – zależnie od charakteru działalności – do uzyskania wpisu do rejestru przedsiębiorców podlegających urzędowej kontroli, często włącznie z uzyskaniem zatwierdzenia obiektu, w którym działalność będzie prowadzona.

Czynności urzędowe związane z wpisem do rejestru lub zatwierdzeniem zakładu są wszczynane na wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy. Wniosek musi być złożony co najmniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem działalności. Dopóki właściwy terenowo inspektor sanitarny nie wyrazi zgody (potwierdzonej wpisem do rejestru bądź zatwierdzeniem – również warunkowym), działalność nie może być prowadzona pod rygorem sankcji karnych. Niezależnie od powyższego należy pamiętać, że zawiadomienie Inspekcji jest wymagane również w przypadku zmiany miejsca lub zakresu prowadzonej działalności.^,

Inspekcja Weterynaryjna (IW)

Inspekcja została powołana do realizacji wielu zadań istotnych z punktu widzenia zdrowia publicznego. Jednym z kluczowych obszarów kompetencyjnych Inspekcji jest nadzór nad bezpieczeństwem produktów pochodzenia zwierzęcego. Informacją ważną z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to, że rozpoczęcie działalności m.in. w zakresie uboju, produkcji, przetwórstwa, konfekcjonowania i sprzedaży produktów pochodzenia zwierzęcego, musi być poprzedzone uzyskaniem wpisu do rejestru zakładów i zatwierdzeniem danego zakładu przez powiatowego lekarza weterynarii.

Co ważne, jeszcze przed złożeniem formalnego wniosku o wpis do rejestru i zatwierdzenie zakładu, przedsiębiorcy zamierzający rozpocząć działalność w zakresie produkcji produktów pochodzenia zwierzęcego są zobowiązani do uzyskania zatwierdzenia projektu technologicznego od właściwego lekarza weterynarii (przed uzyskaniem pozwolenia na budowę zakładu). Czynności urzędowe związane z wpisem do rejestru i zatwierdzeniem zakładu są wszczynane na wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy. Wnioski w sprawach rejestracyjnych przedsiębiorcy muszą złożyć w terminie co najmniej 30 dni przed dniem rozpoczęcia planowanej działalności.

Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno – Spożywczych (IJHARS)

Inspekcja sprawuje nadzór nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych. Przez artykuły rolno-spożywcze należy rozumieć produkty rolne, runo leśne, dziczyznę, organizmy morskie i słodkowodne w postaci surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych otrzymywanych z tych surowców i półproduktów, w tym środki spożywcze (art. 3 pkt. 1, Ustawy o jakości handlowej artykułów rolno – spożywczych).

Do zadań Inspekcji w dziedzinie nadzoru zalicza się w szczególności:

• kontrolę jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych w produkcji i obrocie, w tym również kontrolę produktów wywożonych za granicę oraz sprowadzanych z państw trzecich,
• wydawanie świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych oraz
• kontrolę warunków składowania i transportu artykułów rolno-spożywczych.

Działalność gospodarcza w zakresie produkcji, składowania, konfekcjonowania i obrotu artykułami rolno-spożywczymi podlega – z kilkoma wyjątkami jak np. obrót detaliczny – obowiązkowi jej zgłoszenia do wojewódzkiego inspektora jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę zgłaszającego. W przeciwieństwie do omawianych wcześniej inspekcji, zgłoszenia dokonuje się nie później niż w dniu rozpoczęcia działalności.

Wojewódzkiemu inspektorowi jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych należy zgłosić również każdą zmianę dotyczącą zakresu działalności w stosunku do pierwotnie złożonego wniosku, jak również informację o zaprzestaniu prowadzenia działalności w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.

Powyższe ma zastosowanie do artykułów rolno-spożywczych pochodzących zarówno z produkcji konwencjonalnej, jak i rolnictwa ekologicznego. Jednocześnie należy zaznaczyć, że w przypadku podjęcia działalności w zakresie żywności pochodzącej z rolnictwa ekologicznego poza zgłoszeniem, o którym mowa powyżej, przedsiębiorcy muszą dopełnić obowiązku zgłoszenia w sprawie objęcia ich nadzorem przez jedną spośród jednostek certyfikujących upoważnionych przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

Państwowa Inspekcja Ochrony Rośli i Nasiennictwa (PIORiN)

Zadania realizowane przez Inspekcję są ukierunkowane w głównej mierze na zmniejszanie zagrożeń na etapie produkcji pierwotnej (materiał siewny, zdrowie i ochrona roślin). Pewien obszar działalności dotyczącej nadzoru nad zdrowiem roślin może jednak być szczególnie interesujący np. dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie importu i eksportu wybranych rodzajów warzyw, owoców i kwiatów przeznaczonych do spożycia przez ludzi. Inspekcja jest uprawniona m.in. do kontroli fitosanitarnej produktów roślinnych, ich opakowań oraz środków transportu, w miejscach ich wwozu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (lotniska, porty, stacje kolejowe lub przejścia graniczne), a także do wydawania świadectw fitosanitarnych na potrzeby eksportu produktów roślinnych. W zakresie kontroli granicznych PIORiN współpracuje z organami służby celnej. Obowiązek wpisu do rejestru przedsiębiorców  – zajmujących się magazynowaniem, pakowaniem, sortowaniem lub dokonujących wprowadzania czy przemieszczania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej określonych roślin lub ich części – jest realizowany poprzez złożenie stosownego wniosku do wojewódzkiego inspektora ochrony roślin i nasiennictwa, najczęściej właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu. Zakres rejestracji, jak również wyjątki, w których nie wymaga się wpisu do rejestru przedsiębiorców, określają przepisy Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie zapobiegania wprowadzaniu i rozprzestrzenianiu się organizmów kwarantannowych.

Instytucje kontrolujące towary paczkowane

Towarem paczkowanym w rozumieniu przepisów krajowych jest produkt umieszczony w opakowaniu jednostkowym dowolnego rodzaju, którego ilość nominalna, jednakowa dla całej partii, odmierzona bez udziału nabywcy (nieprzekraczająca 50 kg lub 50 l), nie może zostać zmieniona bez naruszenia opakowania (art. 2 pkt 1, Ustawy o towarach paczkowanych).

Przepisom Ustawy o towarach paczkowanych podlegają m.in.: przedsiębiorcy paczkujący, zlecający paczkowanie, paczkujący na zlecenie i importerzy towarów paczkowanych. Wszystkie ww. podmioty podlegają obowiązkowemu zgłoszeniu rejestracyjnemu. Przepisy nie określają wzoru konkretnych wniosków, natomiast wiadomo jaki zbiór informacji wymagany jest w zgłoszeniu rejestracyjnym, które przekazuje się do dyrektora okręgowego urzędu miar, właściwego ze względu na miejsce planowanej działalności.

Terminy w jakich przedsiębiorcy powinni dopełnić obowiązków rejestracyjnych są zależne od charakteru działalności, np.:

• zgłoszenie faktu rozpoczęcia paczkowania produktów należy zgłosić do Dyrektora Okręgowego Urzędu Miar nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia paczkowania produktów; natomiast
• zgłoszenie faktu rozpoczęcia produkcji lub importu butelek miarowych należy zgłosić co najmniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia tej działalności (produkcja) lub pierwszego wprowadzenia butelek miarowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (import).

Organami administracji właściwymi w sprawach miar w Polsce są: Prezes Głównego Urzędu Miar oraz dyrektorzy urzędów okręgowych. Organy te sprawują nadzór w zakresie paczkowania produktów oraz produkcji butelek miarowych (szczególnie w zakresie systemów kontroli wewnętrznej). Towary paczkowane znajdujące się w obrocie lub przeznaczone do wprowadzenia do obrotu podlegają natomiast kontroli Inspekcji Handlowej, Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych i Inspekcji Farmaceutycznej.